Windows SharePoint Services 3.0 說明及使用方法

組織清單中的項目

清單的組織方式是根據群組的需求以及儲存和搜尋資訊的偏好而定。

本文內容

組織清單的方式

以下是可以讓您組織清單及清單項目的方式：

新增欄 若要幫助群組找出最重要的項目，可以新增欄至清單中。如果要收集每一個清單項目的其他資訊，例如部門名稱或員工姓名，也可以新增更多欄。
如果清單中有多個項目，可以考慮建立某些欄的索引，如此即可在檢視數個項目或切換檢視時增進效能。這個功能不會變更項目的組織方式，但可以讓組織更容易在清單中儲存大量項目。不過，索引會佔用較多資料庫空間。如需詳細資訊，請連絡系統管理員。
建立檢視 如果群組中的使用者常常需要以特定方式查看資料，即可使用檢視。檢視會使用欄來排序、分組、篩選及顯示資料。您也可以選取每次在不同檢視中顯示的項目數量。例如，視偏好設定及連線速度而定，使用者可以瀏覽每一頁有 25 或 100 個清單項目的清單。
檢視會賦予您在清單中儲存大量項目的彈性，但您無法在特定時間只查看所需的子集，例如只查看今年張貼的問題，或只查看行事曆中目前的事件。您可以建立僅供您使用的個人檢視，如果有修改清單的權限，就可以建立所有使用者都能夠使用的公用檢視。
建立資料夾 如果清單擁有者允許建立資料夾，即可在大部分類型的清單中新增資料夾。如果清單項目可以用特定方式分割，例如依專案或依群組，這個方法就很有用。資料夾可以幫助使用者掃描及管理清單項目。Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 有提供樹狀檢視，可以讓使用者在瀏覽網站和資料夾時，就像在自己的硬碟上使用資料夾一樣。例如，每一個部門都可以有自己的資料夾。
在不同網站中使用一致的清單 如果您的群組使用數種清單，您可以在多種含有內容類型 (內容類型：可重複使用的一種群組，用以設定內容的類別。內容類型可用來持續管理中繼資料、範本，與物件及文件的行為。內容類型於站台層級加以定義，使用在清單和程式庫中。)、網站欄和範本的清單之中加強一致性。這些功能可讓您有效地重複使用設定和清單結構。例如，您可以針對指定特定欄 (例如客戶連絡人) 和商務程序的客戶服務議題建立內容類型。另一個範例就是，為部門名稱建立網站欄，其中包含部門的下拉式清單。您可以在多個清單中重複使用此欄，以確保名稱一定會以相同的方式顯示在每個清單中。
如需有關內容類型、網站欄和清單範本的資訊，請點選「請參閱」一節中的相關連結。

雖然清單功能的使用方式不勝枚舉，但要如何使用清單，視所擁有的清單大小和數量以及組織的需求而定。

在一份清單中儲存多個項目

您可能需要一個大型清單來滿足不同的需求。例如，組織想要追蹤的技術議題可能有很多，而且議題可能適用於多個專案和群組。

使用單一清單的時機：

群組需要查看關於清單項目的摘要資訊，或同一組項目的不同檢視。例如，主管可能想要查看組織所有技術議題的進度，或查看同一時期存檔的所有議題。
使用者想要在網站的同一個位置瀏覽或搜尋議題。
想要套用相同設定到清單項目中，例如追蹤版本 (版本設定：儲存修訂到文件庫或清單時，用來建立檔案或項目之編號複本的程序。)或需要核准。
使用清單的群組會共用類似特性，例如他們都有相同權限等級。專屬權限可以套用至特定清單項目，但如果權限等級變化很大，請考慮建立多個清單。
想要分析清單的相關資訊，或接收清單的合併更新。您可以使用 RSS 技術，在清單項目變更時接收通知，或查看清單的變更。RSS 摘要可以讓工作群組的成員看到已變更資訊的合併清單。

建立多份清單

想要管理的項目之間或使用項目的使用者群組之間有明顯差異時，可以使用多份清單。

使用多份清單的時機：

預期使用者不會需要所有項目的摘要。
使用資訊的使用者群組不同，而且有不同的權限等級。
需要將不同設定套用至多個項目集，例如追蹤版本或需要核准。
不需要同時分析項目或接收關於清單的合併更新。

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新增欄至清單

清單中的資訊儲存在欄中，例如職稱、姓氏或公司。如果需要儲存清單項目的其他資訊，可以新增欄來幫助排序、分組及建立清單的多個檢視。例如，您可以依到期日將清單排序，或依部門名稱將項目分組。

您建立的欄類型具有數個選項，其中包含單行文字、下拉式清單選項、由其他欄計算得出的數值，或甚至是您網站上的人名和人物圖片。

附註下列步驟會從要新增欄的清單頁面開始。如果清單尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下清單的名稱。如果清單名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，然後按一下清單的名稱。

在 [設定] 功能表上，按一下 [建立欄]。
在 [名稱與類型] 區段的 [欄名稱] 方塊中，輸入您要使用的名稱。
在 [這個資料欄的資訊類型為] 底下，選取要出現在此欄中的資訊類型。
在 [其他欄設定] 區段的 [描述] 方塊中輸入相關說明 (選擇項)，協助使用者瞭解此欄的目的以及其中所應包含的資料。
視您選取的欄類型而定，[其他欄設定] 區段中可能會出現更多的選項。請視需要選取其他的設定。
如果要將此欄新增到預設檢視 (網站上的使用者在第一次開啟清單或檔案庫時就會看到)，請按一下 [新增至預設檢視]。
按一下 [確定]。

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建立檢視

檢視可以用來查看清單中最重要或最適合某用途的項目。例如，您可以建立含有最近建立項目的檢視，適用於特定部門之項目的檢視，或由同一使用者所建立項目的檢視。

檢視大部分清單時，只要指向欄名，然後按一下欄名旁邊的箭號，即可暫時排序或篩選項目。這對於需要偶爾以特定方式查看清單項目時很有用，但是每一次檢視清單項目時，都必須重複這樣的步驟。

排序清單或文件庫中的項目

如果預期經常需要以特定方式檢視清單，您可建立檢視。使用清單時，就可以使用這個檢視。建立的檢視會新增至清單的 [檢視] 功能表。

清單可以有個人檢視及公用檢視。任何使用者都可以建立個人檢視，以特定方式查看清單，或只篩選他們想要看的清單項目。如果您有設計網站的權限，就可以建立公用檢視，讓任何使用者在檢視清單時使用。您也可以使任何公用檢視成為預設檢視，讓使用者在查看清單時，自動看到該檢視。

此外，在設計網站時，可以連結到不同檢視，或以使用不同檢視的網頁組件 (網頁組件：一種資訊的模組單位，由標題列、框架和內容組成。網頁組件是網頁組件頁面的基本建立區塊。)來設計網頁。例如，小組可能要連結到只顯示其小組成員所建立之文件的清單檢視。

如果群組的成員要在行動裝置上檢視清單，您可以建立有相關限制的行動檢視 (例如在檢視中顯示的項目數目)，才能配合裝置的頻寬和限制。請使用 [請參閱] 區段中的連結，取得關於建立檢視的詳細資訊。

如果清單尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。
如果清單的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下該清單的名稱。
在 [設定] 功能表上，按一下 [建立檢視]。
在 [選擇檢視格式] 底下，按一下想要建立的檢視類型。針對大部分情況而言，您可以建立 [標準檢視]，但也可以針對選特定狀況選擇其他檢視，例如行事曆或 Gantt 檢視。
在 [檢視名稱] 方塊中，輸入檢視的名稱，例如 [依姓排序]。
如果您想要將此檢視設為預設檢視，請選取 [設定為預設的檢視] 核取方塊。只有在此檢視屬於公用檢視，並且您擁有權限可以變更清單設計的情況下，才能將此檢視設為預設檢視。
在 [觀眾] 的 [檢視對象] 底下，選取您要建立只供自己使用的個人檢視，或是大家都能使用的公用檢視。
在 [欄] 區段中，您可以選取適當的核取方塊以顯示或隱藏欄，也可以在欄名稱旁邊輸入檢視中欄的順序編號。
在 [排序] 區段中，選擇是否要排序清單項目及排序方式。您可以使用兩個欄來排序，例如先按姓氏，再按名字。
在 [篩選] 區段中，選擇是否要篩選清單項目及篩選方式。經過篩選的檢視會顯示較少的清單內容，例如由特定部門建立的項目或具有 [已核准] 狀態的項目。
在 [群組依據] 區域中，您可以將含有相同值的項目分組在專屬的區段，例如依特定作者分組的文件可展開區段。
在 [合計] 區域中，您可以計算欄中的項目數目，例如議題的總數。在某些情況中，您可以建立額外資訊的摘要或要點，例如平均值。
在 [樣式] 區段中，選取您要搭配此檢視所使用的樣式 (例如有陰影的清單，在清單中的其他每一列都會遭到陰影遮蔽)。
如果清單含有資料夾，您就可以建立不含資料夾的檢視，這有時候稱為條列式檢視。若要檢視同一層級的所有清單項目，請按一下 [顯示所有項目但不顯示資料夾]。
您可以限制在清單中檢視的項目數目，或在同一頁檢視的項目數目。如果要建立行動裝置的檢視，則這些設定特別重要。在 [項目限制] 區段中，選取您要的選項。
如果打算在行動裝置上檢視清單，請在 [行動] 區段中選取您要的選項。
按一下 [確定]。

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選取另一個檢視

有些清單會提供一個以上的檢視，因此，您可以建立其他檢視。如果有不同的檢視可供使用，則可以使用 [檢視] 功能表切換檢視。

如果清單尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。
如果清單的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下該清單的名稱。
在 [檢視] 功能表上，按一下您想看的檢視。

秘訣若要變更現有的檢視，請按一下 [檢視] 功能表，然後按一下 [修改此檢視]。

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新增資料夾至清單

如果您有多種清單項目類型，那麼新增資料夾有助於組織清單。

如果清單尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。
如果清單的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下該清單的名稱。
按一下 [新增] 功能表上的 [新增資料夾]。
如果建立清單的使用者指定不得在清單中建立資料夾，則無法使用 [新增資料夾] 命令。
輸入資料夾的名稱，然後按一下 [確定]。

秘訣如果您有多個包含資料夾的清單，或群組中的使用者喜歡以瀏覽硬碟的方式瀏覽清單，則建議您的群組啟用樹狀檢視。利用樹狀檢視，即可展開、摺疊和輕鬆地瀏覽資料夾。

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