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檔案庫是網站上您可以與小組成員一同建立、收集、更新以及管理檔案的位置。每個檔案庫都會顯示檔案清單和有關這些檔案的重要資訊，有助於他人使用這些檔案共同工作。

有多種方式可以自訂文件庫。您可以控制如何檢視、追蹤、管理及建立文件。還可以追蹤版本，包括版本數量和版本類型，也可以限制誰可以在文件核准之前看見文件。

您可以選擇多種類型的文件庫，視要儲存的檔案類型及使用方式而定。

使用文件庫的方式

文件庫類型

使用文件庫的方式

當 Microsoft Windows SharePoint Services 建立新網站時，系統會為您建立 [共用文件] 庫。您可以馬上使用此文件庫、自訂文件庫，或建立其他文件庫。

以下是一些文件庫使用方法，可以讓群組更易於使用文件庫：

• 建立及管理檢視  您可以使用檢視 (檢視：網頁上顯示清單或文件庫項目的一組欄。檢視可以顯示經過排序或篩選的項目、欄的選取範圍或自訂的版面配置。)來查看文件庫中最重要或最適合某項用途的項目。實際文件庫的內容不會變更，但檔案經過組織或篩選之後，可以更容易找到及瀏覽相關資訊。
• 需要核准文件  您可以指定文件需要經過核准。文件會保持在擱置狀態，直到有權限的使用者核准或拒絕文件為止。還可以控制哪些使用者群組可以在核准之前檢視文件。
• 追蹤版本  如果需要保留檔案的舊版本 (版本設定：儲存修訂到文件庫或清單時，用來建立檔案或項目之編號複本的程序。)，文件庫可以幫助您追蹤、儲存及還原檔案。您可以選擇以相同方式追蹤所有版本，也可以選擇指定某些版本做為主要版本 (例如在手冊中新增章節)，而某些版本則做為次要版本 (例如修正拼字錯誤)。若要有效管理儲存空間，您還可以選擇每種版本類型所要儲存的數量。

  例如，旅行社可以使用文件庫來管理檔案。當小組成員研擬新的行銷提案時，可以追蹤檔案的次要版本。如果發現某個版本有錯，可以還原先前的版本。當小組完成提案時，可以建立主要版本，然後發佈，交由其法律部門及主管核准。檔案一經核准，公司的其他員工就可以檢視該檔案。

• 需要取出檔案  當您要求需要取出 (取出：在編輯時鎖定檔案，防止他人無意間覆寫或編輯這個檔案。只有取出文件的使用者可以編輯這份文件。)檔案時，即可確保只有一位使用者可以編輯該檔案，直到檔案存回 (存回：解除鎖定以便進行編輯，並且讓其他使用者可以檢視這個更新過的檔案或者取出檔案。)為止。要求需要取出文件時，可以防止多位使用者同時進行文件的變更而產生編輯衝突和混亂。要求需要取出時，還可以提醒小組成員在存回檔案時加入註解，以輕易追蹤每一個版本的變更內容。
• 接收最新變更資訊  Windows SharePoint Services 3.0 中的文件庫支援 RSS 技術，因此，工作群組的成員可自動接收更新資訊。RSS 可以讓使用者在集中的位置中接收及檢視最新消息和資訊的更新 (RSS 摘要)。您也可以建立電子郵件提醒，以便在檔案變更時收到通知。
• 離線編輯檔案  如果您偏好在本機進行檔案的編輯，而且使用的應用程式與 Windows SharePoint Services 3.0 相容 (例如 2007 Microsoft Office system)，即可取出檔案並離線作業。
• 透過電子郵件程式使用文件庫  利用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件程式 (例如 Microsoft Office Outlook 2007)，即可隨身攜帶重要資訊。您可以使用電子郵件程式離線讀取、編輯及搜尋檔案。
• 輕鬆地將文件複製到另一個位置  您可以輕鬆地將檔案傳送至 Windows SharePoint Services 3.0 網站上的另一個位置。在更新原始文件時，可以選擇讓系統提醒您更新位於其他位置的檔案。
• 定義內容類型  如果群組使用數種檔案類型，例如工作表、簡報和文件，您可以啟用及定義多個內容類型 (內容類型：可重複使用的一種群組，用以設定內容的類別。內容類型可用來持續管理中繼資料、範本，與物件及文件的行為。內容類型於站台層級加以定義，使用在清單和程式庫中。)，來擴充文件庫功能。內容類型可以增加多個文件庫之間的彈性及一致性。每一個內容類型都可以指定一個範本及工作流程 (工作流程：透過特定的動作程序或工作，自動移動文件或項目。工作流程可用來持續管理一般性的商業流程，如文件的核准或檢閱。)處理程序。

  例如，銷售部門可能有銷售報告、標準文件、預算和簡報的範本。每一個範本都包含公司的標誌和宗旨。使用者從文件庫建立新的檔案時，即可選取要使用的範本。

• 指定專屬權限  您可以為文件庫、甚至文件庫內的檔案指定專屬權限。
• 建立工作流程  文件庫或內容類型可以使用組織為商業程序定義的工作流程，例如文件核准或檢閱流程的管理。

文件庫類型

所使用的檔案庫類型依共用的檔案類型而異：

• 文件庫  ：包含文件和試算表的檔案類型，請使用文件庫。雖然某些檔案類型會基於安全性因素而遭到封鎖，但您還是可以儲存其他類型的檔案。當您使用 Windows SharePoint Services 相容的程式時，可以從文件庫建立這些檔案。例如，您的行銷小組需要擁有屬於自己的文件庫，用來存放相關計畫資料、新聞稿以及廣告資料。
• 圖片庫  ：如果要共用大量的數位圖片或圖形，請使用圖片庫。雖然圖片可以儲存在其他類型的 SharePoint 檔案庫中，但儲存在圖片庫中還是具有數項優點。例如，透過圖形庫，您能以幻燈片模式觀賞圖片、將圖片下載至您的電腦，以及使用 Windows SharePoint Services 相容的圖形程式編輯圖片。如果小組會重複使用大量的圖形 (例如商標和公司形象)，或是要儲存小組活動或產品發表會的圖片，請考慮建立圖形庫。
• Wiki 頁面庫  ：如果要建立大量連接的 Wiki 頁面，請使用 Wiki 頁面庫。Wiki 能讓多位使用者以易於建立及修改的格式匯集一般資訊。您可以將含有圖片、表格、超連結和內部連結的 Wiki 頁面加入您的 Wiki 頁面庫。例如，如果小組建立專門為專案使用的 Wiki 網站，這個網站便可以將技巧及訣竅儲存在一系列頁面中，這些頁面還可以相互連接。
• 表單庫  ：如果需要儲存一組 XML 架構的商務表單，請使用表單庫。例如，組織可能需要使用表單庫來儲存支出報表。設定表單庫需要 Windows SharePoint Services 相容的 XML 編輯器或 XML 設計程式，例如 Microsoft Office InfoPath。