在文件庫 (程式庫：SharePoint 站台上的一個位置，管理檔案集合。程式庫可以顯示資訊，包括使用者定義關於每個檔案的屬性。)中組織檔案的方法，是根據群組的需求及您對儲存和搜尋資訊的偏好而定。
本文內容
組織檔案的方式
新增欄至文件庫
建立檢視
在文件庫中建立資料夾
組織檔案的方式
文件庫含有數個功能，可以幫助您使用相同文件庫中的多個檔案。不過，多個文件庫可能更適合您的組織。
在一個文件庫中儲存許多文件
您想要一個大型文件庫來滿足不同的需求。例如，您有數個專案在同一個群組內，或有多個群組處理同一個專案。
使用單一文件庫的時機：
以下是您可以在相同文件庫中檢視及管理檔案的一些方式：
建立多個文件庫
如果要儲存及管理的檔案集之間，或使用檔案的使用者群組之間有明顯差異，您可以建立多個文件庫。
使用多個文件庫的時機：
- 要儲存及管理的檔案類型不同，而且預期使用者不會常常檢視檔案摘要或同時搜尋檔案。
- 使用檔案的使用者群組不同，而且有明顯不同的權限等級。
- 您需要將不同設定套用至多個檔案集，例如版本或核准。
- 您不需要同時分析檔案或接收關於檔案的合併更新。
- 您想要提供不同的選項集來建立新檔案，或在文件庫的 [新增] 功能表上變更選項的順序。
以下是您可以有效率地使用多個文件庫的一些方式：
- 設定網站範本及欄 如果組織想要在文件庫之間建立一致的設定，組織可以設定網站範本及網站欄。設定可以在多個文件庫之間共用，這樣就不必每次都重新建立設定。
- 傳送檔案至另一個位置 如果您想要在多個文件庫中使用某檔案，可以將它儲存在一個文件庫中，然後傳送複本到其他文件庫。在更新原始文件時，可以選擇讓系統提醒您更新位於其他位置的文件。
- 建立文件庫範本 如果想要建立文件庫的統一設定，或在文件庫之間重複使用特性，可以將文件庫另存為範本。當您按一下 [網站動作] 功能表上的 [建立] 時，文件庫範本會以可用選項的形式出現在網站上。
附註
新增檔案至文件庫時，如果其中已包含早期的專案檔案，則很難決定是要建立新的文件庫或是將檔案新增至現有的文件庫中。雖然每一種狀況各不相同，但是如果您認為自己會需要同時分析或管理所有檔案，建議將檔案新增至現有的文件庫。您可以使用欄、篩選及檢視，使預設檢視中只出現最新的檔案。
頁首新增欄至文件庫
根據預設，文件庫會追蹤檔案名稱，以及關於檔案狀態的資訊 (例如檔案是否已存回)。您可以指定其他欄來幫助群組分類及追蹤檔案，例如部門名稱或專案編號。新增欄可以幫助您善用文件庫的多個檢視。
對於建立的欄類型，有數個選項可供使用，包括單行文字、可指定選項的下拉式清單、從其他欄計算的數字，甚至網站上的人名和照片。
附註
下列程序會從要新增欄之文件庫的文件庫頁面開始。如果文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。如果文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，然後按一下文件庫的名稱。
- 在 [設定] 功能表上
，按一下 [建立欄]。 - 在 [名稱與類型] 區段的 [欄名稱] 方塊中，輸入您要使用的名稱。
- 在 [這個資料欄的資訊類型為] 底下，選取要出現在此欄中的資訊類型。
- 在 [其他欄設定] 區段的 [描述] 方塊中輸入相關說明 (選擇項)，協助使用者瞭解此欄的目的以及其中所應包含的資料。
- 視您選取的欄類型而定，[其他欄設定] 區段中可能會出現更多的選項。請視需要選取其他的設定。
- 如果要將此欄新增到預設檢視 (網站上的使用者在第一次開啟清單或檔案庫時就會看到)，請按一下 [新增至預設檢視]。
- 按一下 [確定]。
頁首建立檢視
您可以使用檢視來查看最重要或最適合用途的檔案。例如，您可以建立一個包含最近建立之檔案的檢視、來自特定部門之檔案的檢視，或是特定人士所建立之檔案的檢視。建立檢視之後，查看文件庫時都可以使用該檢視。
查看文件庫中的檔案時，只要指向欄名，然後按一下名稱旁邊的向下箭號，即可暫時按照該欄排序或篩選檔案。這對於需要以特定方式查看檔案時很有用，但是每一次檢視文件庫時，都必須重複這樣的步驟。
如果預期經常需要以特定方式檢視檔案，您可以建立檢視。每當使用文件庫時，就可以使用這個檢視。建立檢視之後，它會新增至文件庫的 [檢視] 功能表 ![[檢視] 功能表](helpContent.aspx?id=MS.WSS.Viewbutton_ZA10095135&lcid=1028)
。
文件庫可以有個人檢視及公用檢視。任何人都可以建立個人檢視，以特定方式查看檔案，或只篩選他們想要看的檔案。如果您有設計網站的權限，就可以建立公用檢視，讓任何人在檢視文件庫時使用。您也可以使任何公用檢視成為預設檢視，讓使用者在查看文件庫時自動看到該檢視。
此外，在設計網站時，可以連結到不同檢視，或以使用不同檢視的網頁組件 (網頁組件：一種資訊的模組單位，由標題列、框架和內容組成。網頁組件是網頁組件頁面的基本建立區塊。)來設計網頁。
如果群組的成員要在行動裝置上檢視文件庫，您可以建立能夠提供限制的行動檢視 (例如在檢視中顯示的項目數目)，才能配合裝置的頻寬和限制。請使用「請參閱」區段中的連結，取得關於建立檢視的詳細資訊。
下列程序是用來建立標準的檢視類型。針對某些其他的檢視類型，會有不同的選項可供選擇，但建立檢視的基本步驟都很類似。
- 如果文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。
如果文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下該文件庫的名稱。
- 在 [設定] 功能表上，按一下 [建立檢視]。
- 按一下 [選擇檢視格式] 底下您要建立的檢視類型。在大部分情況下，您都可以按一下 [標準檢視]，但是對於特定情況，則可以選擇其他檢視，例如建立報表。
- 在 [檢視名稱] 方塊中，輸入檢視的名稱，例如 [依姓排序]。
- 如果想要將此設定為文件庫的預設檢視，請選取 [設定為預設檢視] 核取方塊。唯有當這是公用檢視時，才可以設定為預設檢視。
- 在 [觀眾] 的 [檢視對象] 底下，選取您要建立只供自己使用的個人檢視，或是大家都能使用的公用檢視。
- 在 [欄] 區段中，您可以選取適當的核取方塊以顯示或隱藏欄，也可以在欄名稱旁邊輸入檢視中欄的順序編號。
- 在 [排序] 區段中，選取是否要排序檔案及如何排序的選項。您可以使用兩個欄來排序。例如，先根據作者，再根據每個作者的檔案名稱排序。
- 在 [篩選] 區段中，選取是否要篩選檔案及如何篩選的選項。篩選的檢視會顯示檔案的較小選取範圍，例如僅由特定部門建立的檔案或僅具有 [已核准] 狀態的檔案。
- 在 [群組依據] 區段中，可以將具有相同值的項目分組到一個區段中，例如根據作者分組的文件區段，而且可以將其展開或摺疊。
- 在 [合計] 區域中，您可以計算欄中的項目數目，例如議題的總數。在某些情況中，您可以建立額外資訊的摘要或要點，例如平均值。
- 在 [樣式] 區段中，選取您要搭配此檢視所使用的樣式 (例如有陰影的清單，在清單中的其他每一列都會遭到陰影遮蔽)。
- 如果文件庫含有資料夾，您可以建立不含資料夾的檢視 (有時候會稱為條列式檢視)。若要檢視同一層級的所有檔案，請按一下 [資料夾] 區段中的 [顯示所有項目但不顯示資料夾]。
- 您可以限制在文件庫中可供檢視的檔案數，或在同一頁面上可供檢視的檔案數。如果要建立行動裝置的檢視，則這些設定特別重要。在 [項目限制] 區段中，選取您要的選項。
- 如果打算在行動裝置上檢視文件庫，請在 [行動] 區段中選取您要的選項。
- 按一下 [確定]。
頁首在文件庫中建立資料夾
如果文件庫中有多種類型的文件或不同的內容，可以建立資料夾來組織內容。
- 如果文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。
如果文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下該文件庫的名稱。
- 按一下 [新增] 功能表
上的 [新增資料夾]。
附註
如果建立文件庫的使用者有指定不能在文件庫中建立資料夾，就無法使用 [新增資料夾] 命令。
- 輸入資料夾的名稱，然後按一下 [確定]。
秘訣 如果您有多個包含資料夾的文件庫，而群組中的使用者喜歡以瀏覽硬碟的方式瀏覽文件庫，則建議您的群組啟用網站的樹狀檢視。樹狀檢視可以用來展開、摺疊和輕鬆地瀏覽資料夾。如果您有設計網站的權限，就可以在 [網站設定] 頁面上的 [瀏覽選項] 中啟用樹狀檢視。
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